Pour garantir en toute sécurité la conservation et l’intégrité des documents d’entreprise nativement dématérialisés (ou numérisés), la solution d’archivage choisie auprès d’un tiers doit respecter, entre autres, la norme NF Z42-013.
Voici ce qu’il faut savoir sur les normes en vigueur s’appliquant aux systèmes d’archivage électroniques et comment elles sécurisent les données stockées.
La NF Z42-013 est la norme française de l’archivage électronique, publiée pour la première fois en 1999 par l’AFNOR, et qui est aujourd’hui aussi une norme internationale : ISO 14641-1.
Ces normes définissent et précisent toutes les spécifications liées à la conception et à l’exploitation des systèmes informatisés utilisés dans le cadre de l’archivage numérique au sein des entreprises.
Concrètement, pour être en règle, tout système d’archivage électronique doit respecter la norme NF Z42-013 ou la norme ISO 14641-1 . Elles seules permettent de pouvoir garantir la valeur probante d’un document (sa valeur légale), en détaillant l’ensemble des exigences à respecter dans la conservation de ces données.
Un système d’archivage électronique régit par la NF Z42-013 fonctionne selon le modèle théorique OAIS (Open Archival Information System). Ce modèle international permet de gérer de manière optimale l’organisation et l’exécution de toutes les opérations liées à l’archivage des documents.
Ces opérations sont au nombre de 6 (entrées, gestion des données, stockage, administration, planification de la pérennisation et accès) et contribuent à ce que chaque archive numérique puisse être conservée sur une période longue. Le modèle OAIS, sous-jacent à la norme est une garantie fiabilité pour les entreprises et donc très sécurisant : elles sont ainsi certaines que leurs contenus archivés garderont totalement leur intégrité dans le temps.
