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L’archivage des documents est un véritable défi pour les entreprises. Il permet de pérenniser l’activité, de protéger ses droits et de respecter la législation en vigueur. Cependant, les chefs d’entreprise hésitent souvent entre l’archivage externe ou interne. Les deux systèmes ont leurs avantages et leurs inconvénients, et leur coût varie d’une entreprise à une autre. Voici les différents critères à prendre en compte pour calculer le coût d’un archivage interne.
Il ne suffit évidemment pas d’avoir une salle vide et quelques étagères pour conserver ses archives en interne. Vous devez déterminer tous les coûts engendrés par vos matériels de stockage ou de destruction tels que les fournitures d’archivage, les rayonnages mobiles, les scanners/photocopieurs, les broyeurs et les incinérateurs. Si un prestataire externe se charge de la destruction des archives, vous devez prendre en compte le coût de ce service.
Le risque de sinistre (incendie, inondation, etc.) doit être également pris en compte dans le calcul des coûts « cachés » d’un archivage interne. Même si les assurances prennent en charge dans la majeure partie des cas les réparations des dégâts matériels, l’indemnisation des documents perdus ou à restaurer est souvent très faible.
